Tagungshotels: Unterkunft und Veranstaltungsort in einem
Ein Tagungshotel verbindet Übernachtung mit Räumen und Technik für Tagungen, Seminare und Konferenzen. So können Unternehmen Gäste unterbringen und die Veranstaltung am selben Ort ausrichten – mit Verpflegung aus einer Hand.
Das Wichtigste in Kürze
- Kennzeichen: Tagungsräume unterschiedlicher Größe, Präsentationstechnik, Business-Service.
- Verpflegung meist über eine Tagungspauschale mit Kaffeepausen, Mittagessen und Getränken.
- Ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, Schulungen und mehrtägige Veranstaltungen.
- Frühzeitig anfragen – besonders zu Messezeiten.
Erklärgrafik
Tagung organisieren in 5 Schritten
Von der Bedarfsklärung bis zur Betreuung während der Veranstaltung.
- 1Bedarf klärenTeilnehmerzahl, Termin und Budget festlegen.
- 2Hotels anfragenMehrere Angebote vergleichen, auf Raumgröße und Technik achten.
- 3Vertrag und Kontingent fixierenZimmerkontingent, Abrufdatum und Stornobedingungen festhalten.
- 4Technik und Verpflegung abstimmenTagungspauschale, Bestuhlung und besondere Ernährungswünsche klären.
- 5Vor Ort betreuenFester Ansprechpartner im Hotel für den Ablauf während der Veranstaltung.
Das macht ein Tagungshotel aus
Vom Besprechungsraum bis zum Saal, oft teilbar und mit Tageslicht.
Beamer oder Bildschirm, Mikrofone, Videokonferenz, stabiles WLAN.
Tagungspauschale mit Kaffeepausen, Mittagessen und Getränken.
Zimmer für Teilnehmende, oft mit Arbeitsplatz und frühem Frühstück.
Übliche Bestuhlungsformen
| Form | Geeignet für |
|---|---|
| Reihe (Theater) | Vorträge mit vielen Zuhörenden |
| Parlament | Schulungen mit Schreibfläche |
| U-Form | Workshops und Diskussionen in kleineren Gruppen |
| Bankett | Abendveranstaltungen und Gruppenarbeit an runden Tischen |
Aus der Praxis
Tipps für die Hotelauswahl
Zu Messezeiten und in der Hauptsaison sind Tagungsräume und Zimmerkontingente oft schon Monate vorher ausgebucht – frühzeitig anfragen lohnt sich.
Nicht abgerufene Zimmer aus dem Kontingent werden nach dem vereinbarten Abrufdatum meist automatisch freigegeben – Termin notieren und rechtzeitig bestätigen.
Was die Tagungspauschale enthält, ist nicht einheitlich geregelt – Kaffeepausen, Mittagessen und Getränke vorab schriftlich festhalten.
Außerhalb von Messezeiten und Ferien verhandeln Hotels bei Tagungspauschalen und Zimmerpreisen oft leichter.
Fragen Sie nach stufenlosem Zugang zu Tagungsräumen und barrierefreien Zimmern, wenn Teilnehmende das benötigen.
Zum Abhaken
Checkliste für die Auswahl des Tagungshotels
Zum Abhaken am Bildschirm oder zum Ausdrucken – von der Lage bis zur Abrechnung.
Lage
Räume und Technik
Verpflegung
Konditionen
Tipps für Geschäftsreisende
Für einzelne Geschäftsreisen zählen ruhige Zimmer mit Arbeitsplatz, schnelles WLAN, flexibles Frühstück und eine gute Anbindung. Firmenraten und Rahmenverträge lohnen sich bei häufigen Reisen. Mehr unter Businessreisen.
Häufige Fragen
- Was ist ein Tagungshotel?
Ein Hotel, das neben Zimmern Tagungsräume, Technik und Verpflegung für Seminare, Konferenzen und Meetings anbietet.
- Wie unterscheidet sich ein Tagungshotel von anderen Hotels?
Durch die Tagungsräume, die Technik und den Service für Veranstaltungen – Unterkunft und Tagungsort sind in einem Haus.
- Welche Fragen sollte man einem Tagungshotel stellen?
Raumgrößen und Technik, Inhalt der Tagungspauschale, Zimmerkontingente, Abrufdatum, Stornobedingungen und wer während der Veranstaltung ansprechbar ist.
- Wann sollte man ein Tagungshotel buchen?
Möglichst früh, bei größeren Veranstaltungen mehrere Monate im Voraus – besonders zu Messezeiten.
- Wie ist die Verpflegung geregelt?
Meist über eine Tagungspauschale pro Person mit Kaffeepausen, Mittagessen und Getränken.
Auf einen Blick
- Unterkunft und Tagungsort
- 2 in 1
- Hotels in Deutschland erfasst
- 24.057
- übliche Bestuhlungsformen
- 4